MGR2213Pengurusan Pejabat

1.0 PENDAHULUAN
1.1 Pengenalan
Istilah pejabat tidak mempunyai suatu definisi yang khusus. Justeru, pelbagai pihak memberi pentakrifan yang berlainan mengikut padangan mereka masing – masing. Sehubungan itu, menjadi agak sukar untuk member definisi yang tepat mengenai pejabat. Menurut Akta pejabat, kedai dan Bangunan Keretapi 1963, pejabat ditakrifkan sebagai sebuah atau sebahagian bangunan yang digunakan bagi melaksanakan kerja – kerja pentadbiran, perkeranian, pengurusan kewangan, pengendalian telefon dan telegraf.
Boleh juga kita kata bahawa pejabat adalah satu pusat saraf bagi mengerakkan sesebuah organisasi. Ini adalah disebabkan di dalam sesebuah pejabat itu mengandungi pelbagai rekod – rekod rasmi, perjanjian – perjanjian, surat – surat penting dan dokumen – dokumen mengenai sesuatu organisasi. Bagi setiap pejabat ianya memerlukan pentadbiran yang berkesan supaya dapat menjaga sumber – sumber yang perlu termasuklah harta benda, pekerja dan kewangannya. Pada masa dahulu orang yang bertanggujawab menjalankan urusan pentadbiran dikenali sebagai pengurus pejabat, manakala istilah ini telah ditukarkan kepada pengurus Sumber manusia.




1.2 Objektif Perbincangan
Kertas kerja ini dihasilkan dengan memperinci objektif seperti :
i. Membincangkan jenis – jenis struktur organisasi yang berkesan mengikut kesesuaian sesebuah pejabat.
ii. Menyenaraikan dan mendefinisikan prinsip – prinsip asas – asas sesebuah organisasi yang berkesan.
iii. Mengetahui bentuk – bentuk polisi pejabat yang perlu disediakan.
iv. Menerangkan pelbagai struktur organisasi yang wujud pada masa kini dan peranan pengurus pejabat dalam mentadbir perjalanan pejabatnya.
1.3 Kaedah Perbincangan
Kaedah yang diguna pakai di dalam menyiapkan tugasan ini ialah dengan mengguakan kaedah kepustakaan. Beberapa buah jurnal, dan artikel telah digunakan sebagai panduan dan rujukan semasa menyusun atur tugasan yang diberikan ini. Segala bahan yang diperolehi daripada pelbagai sumber ini dianalisis dan disusun atur mengikut kesesuaian untuk dikelas serta dikatogerikan di bawah sub-topik

1.4 Batasan Perbincangan
Dalam penulisan kertas kerja ini penulis telah mengambil kira beberapa batasan. Untuk memastikan bahawa perbincangan tidak terpesong dari batasan-batasan yang telah ditetapkan penulis menumpukan perhatian kepada jenis – jenis struktur organisasi yang berkesan mengikut kesesuaian sesebuah pejabat sama ada pejabat kerajaan maupun swasta.
1.5 Definisi Konsep
Menurut amitai Etzioni ( 1979 ), organisasi ini ditakrifkan sebagai unit sosial atau kelompok manusia yang dibentuk bagi tujuan mencapai sesuatu matlamat yang diperesetujui oleh anggota – anggota kelompok tersebut.
Bagi Weber ( 1948 ) pula, organisasi ditakrif sebagai perhubugan yang membatas atau menghadkan penglibatan orang luar dengan mewujudkan peraturan dalam organisasi.
2.0 EVOLUSI TEORI ORGANISASI
2.1 Aliran Klasik
Sarjana Teori Prinsip – prinsip teori

Frederick Taylor



Scientifik
Pengurusan

1. Penggantian metode dari pekerjaan ditentukan secara ilmiah
2.Pemilihan dan latihan pekerja ditentukan secara ilmiah
3. Kerjasama antara pengurus dan buruh untuk menyelesaikan suatu pekerjaan sesuai dengan metode ilmiah
4. Pembagian tanggungjawab antara pengurus dan pekerja, pengurus sebagai perancang dan menyelia dan pekerja sebagai pelaksana


Henry Fayol Prinsip-prinsip
Organisasi
1. Pembagian kerja
2. Pihak atasan boleh mengarah pekerja atas dasar tanggujawab
3. Disiplin sebagai peraturan organisasi yang mesti dipatuhi oleh pekerja
4. Mendahulukan kepentingan umum diatas kepentingan individu
5. gaji harus sesuai dengan kelulusan dan sumbangan
6.Tata tertib, right man in the right place and time - right thing in the right place and time
7.Keadilan

3.0 TEORI STRUKTUR ORGANISASI
3.1 Definisi Struktur Organisasi
Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibahagi, dan dikelompokkan secara formal. Sedangkan organisasi merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sedar, terdiri dari dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif terus-menerus diguna mencapai satu rangkaian yang sama.
Dalam konteks bentuk organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, pekerjaan, dan jabatan kerajaan. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
3.2 Reka Bentuk Organisasi Yang Umum
3.2.1 Struktur Sederhana (simple structure)
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang berpadu yang luas, kuasa yang berpusat pada seseorang saja, dan kendali secara formal. Struktur sederhana paling banyak digunakan oleh pengusaha – pengusaha kecil di mana pengurusnya dan pemilik adalah sama.
Kekuatan utama dari struktur sederhana ini terletak pada kesederhanaanya. Cepat, fleksibel, tidak mahal untuk dikelola, dan akuntabilitinya jelas. Sedangkan kelemahannya adalah tidak boleh diterapkan pada organisasi yang besar. Hal ini kerana ketika diterapkan pada organisasi yang besar dimana formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi akan menyebabkan kelebihan beban (overload) informasi di keatasnya.Pengambilan keputusan akan berjalan lambat kerana tergantung kepada seorang iaitu pemilik sekaligus pimpinan organisasi.

3.2.2 Struktur Birokrasi
Struktur birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas birokrasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai jabatan fungsional, kuasa terpusat, rentang berpandu sempit, dan pengambilan keputusan mengikuti rantai komando. Kekuatan utama birokrasi adalah terletak pada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara efisien. Menyatukan beberapa khususnya dalam jabatan - jabatan fungsional menghasilkan skala ekonomi, duplikasi yang minim pada personel dan perlatan, dan pekerja memiliki kesempatan untuk berbual “dengan bahasa yang sama” di antara rakan – rakan sejawat mereka.
Sedangkan kelemahan struktur birokrasi adalah berlebihan dalam mengikuti aturan, tidak ada ruang untuk ubah suai, kurang inovatif dan birokrasi hanya efisien sepanjang pekerja mengandaikan masalah-masalah yang sebelumnya sudah diatur dengan jelas cara penyelesaiannya. Ertinya, ketika dihadapkan pada permasalahan baru, struktur birokrasi menjadi tidak efisien lagi karena diperlukan aturan-aturan baru untuk menyelesaikan permasalah tersebut.

3.2.3 Struktur Matrik
Struktur matrik adalah sebuah struktur kuasa yang menciptakan garis ganda dan menggabungkan jabatan fungsional dan produk. Struktur ini dapat ditemukan pada agen-agen periklanan, perusahaan kapal terbang, makmal penyelidikan, rumah sakit, pihak kerajaan, dan lain – lain. Kekuatan jabatan fungsional terletak misalnya pada penyatuan pakar , yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sementara membolehkan pengumpulan dan pembahagian sumber-sumber khusus untuk seluruh pengeluran.
Sedangkan kelemahannya adalah sulit untuk mengkoordinasi tugas para pakar fungsional yang pelbagai agar kegiatan mereka selesai tepat pada waktu dan tepat anggaran. Pekerja yang berada dalam struktur matrik memiliki dua atasan (misal pengurus pengeluaran dan pengurus fungsional). Kelemahan utama dari struktur matrik adalah sering menyebabkan kebingungan yang dapat meningkatkan stres kerana ada kekaburan peranan sekaligus dapat menciptakan konflik.

3.3 Model-Model Struktur
3.3.1 Model Mekanistik
 Mechanistic. Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, latihan atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan bertulis.

 Mostly Mechanistic. Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri iaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya latihan - latihan yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.

3.3.2 Model Organik
 Organic. Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan latihan dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi melintang / horizontal dalam organisasi.

 Mostly Organic Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi melintang / horizontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.

3.4 Faktor Menyebab Perbezaan Struktur Organisasi
 Strategi - Struktur organisasi adalah salah satu saranan yang digunakan pengurusan untuk mencapai sasarannya. Ini kerana sasaran diturunkan dari strategi organisasi maka logik kalau strategi dan struktur harus berkait rapat. Yakni, struktur harus mengikuti strategi.

 Ukuran - Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut.

 Teknologi Organisasi - Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem pengeluaran, termasuk teknik dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

 Lingkungan - Lingkungan merangkumi seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci merangkumi industri, kerajaan, pelanggan, pembekal dan komuniti kewangan.

4.0 ETIKA ORGANISASI

Istilah etika berasal dari bahasa Yunani yaitu “ethos” yang berarti watak atau kebiasaan. Dalam bahasa sehari-hari kita sering menyebutnya dengan etika yang bererti cara bergaul atau berperilaku yang baik yang sering juga disebut sebagai sopan santun. Istilah etika banyak dikembangkan dalam organisasi sebagai norma-norma yang mengatur dan mengukur perilaku profesional seseorang.
Kita mengenal saat ini banyak dikembangkan etika yang berkaitan dengan profesion yang disebut sebagai etika profesion seperti etika kedoktoran, etika hukum, etika jurnalistik, etika guru, dan sebagainya. Etika berkaitan dengan yang baik dan buruk, benar dan salah, betul dan tidak, bohong dan jujur.
Dalam berinteraksi dengan lingkungannya orang-orang dapat menunjukkan perilaku yang dinilai baik atau buruk, benar atau salah ketika melakukan suatu tindakan. Hal tersebut sangat bergantung kepada nilai-nilai yang berlaku dalam lingkungan di mana orang-orang berfungsi. Tidak jarang terdapat penilaian yang berbeza terhadap suatu perilaku dalam lingkungan yang berbeza.
Etika menggambarkan suatu kod perilaku yang berkaitan dengan nilai tentang mana yang benar dan mana yang salah yang berlaku secara objektif dalam masyarakat. Dengan demikian, etika dapat diertikan sebagai perilaku individu dalam berinteraksi dengan lingkungannya.Secara lengkap etika diertikan sebagai nilai-nilai normatif atau pola perilaku seseorang atau badan/lembaga/organisasi sebagai suatu kelaziman yang dapat diterima umum dalam interaksi dengan lingkungannya.

5.0 PRINSIP ORGANISASI
Secara umumnya, pengorganisasian bermaksud menyusun sesuatu secara terancang. Sesebuah organisasi tidak akan wujud dengan begitu sahaja kerana ia memerlukan perancangan yang rapi. Dalam sesebuah firma, kebanyakan tugas dan aktiviti disusun dengan rapi supaya pelaksanaan tugasnya akan menjadi lebih lancar dan berada dalam situasi yang menyenangkan bagi membolehkan seseorang pekerja melakukan sesuatu tugas dalam keadaan pencapaian yang terbaik.
Bagi mencapai objektif organisasi dengan lebih berkesan, beberapa prinsip organisasi telah diketengahkan yang bertujuan untuk mewujudkan situasi organisasi yang terbaik. Menurut Kaliski ( 1978 ), terdapat beberapa prinsip telah digunakan bagi memastikan pencapaian matlamat organisasi secara berkesan seperti berikut :

 Prinsip – prinsip Matlamat
Matlamat adalah satu bentuk objektif jangka – panjang yang hendak dicapai. Ia adalah satu kenyataan terhadap kehendak yang ingn dicapai pada suatu tahap. Biasanya, matlamat akan diukur sama ada ia telah mencapai tahap yang telah ditetapkan. Misalnya matlamat pejabat adalah untuk “mengeluarkan passport dalam masa tiga hari” atau “untuk mengurangkan kitar henti pekerja ke tahap lima peratus untuk sesuatu tempoh selama tiga tahun berturut – turut”. Matlamat yang hendak digariskan mestilah difahami dengan jelas oleh semua kakitangan dalam organisasi. Oleh yang demikian, mereka akan berusaha untuk menjalankan tugas kea rah bagi mencapainya sasaran yangv telah ditetapkan oleh majikan. Tujuannya juga adalah untuk memotivasikan pekerja supaya mereka dapat melaksanakan tugas ke arah matlamat yang jelas berbandingkan dengan hala tuju organisasi yang masih kabur.
Matlamat yang hendak digariskan juga turut member kesan lain kepada organisasi di mana ianya juga berupaya memberi kesan fizikal terhadap perubahan struktur organisasi itu sendiri. Misalnya, firma yang mempunyai matlamat “untuk mengekalkan prestasi pengeluaran untuk tempoh tiga tahun berturut – turut di masa hadapan”. Kenyataan ini bermakna firma tidak perlu lagi kepada Jabatan Pembangunan dan Penyelidikan kerana prestasinya yang sedia ada akan terus dikekalkan untuk sesuatu tempoh yang tertentu. Sebaliknya apabila sesebuah firma meletakkan matlamat lain ia juga akan turut memberi kesan kepada organisasi yang sedia ada. Misalnya ia bercadang untuk memastikan segala surat menyurat perlu menggunakan komputer, maka pengunaan mesin taip tidak diperlukan lagi dan dengan demikian bermakna jawatan – jawatan baru yang berasakan penggunaan peralatan computer di samping mewujudkan struktur pekerjaan baru.
 Prinsip Fungsi Seragam
Ini bermaksud semua fungsi yang wujud di dalam sesebuah organisasi perlulah mempunyai perkaitan dan saling berhubungan di antara satu dengan yang lain bagi mencapai matlamat organisasi. Misalnya, sebuah organisasi perniagaan mempunyai pelbagai bahagian tertentu seperti jabatan pemasaran, pengeluaran, kewangan, sumber manusia dan sebagainya. Setiap jabatan atau bahagian yang ada hendaklah sama – sama bergerak ke arah mencapai matlamat yang satu.
Setiap bahagian perlu saling memahami bahagian lain dan tidak cuba bersaing sesama sendiri. Misalnya, satu bahagian itu tidak digalakkan membuat pengeluaran yang berlebihan sehingga jabatan pemasaran pula tidak sempat untuk menjual barangan yang yang telah dikeluarkan.
Sementara jabatan personalia pula gagal menyediakan tenaga kerja yang mencukupi bagi tujuan membuat pemasaran barangan. Keadaan yang tidak selari dan bersatu hati ini boleh menggagalkan organisasi.


 Prinsip Memberi Tugasan
Setiap pekerja perlu diberikan sesuatu tugasan yang sesuai dengan kebolehan, kemahiran dan keupayaannya tersendiri supaya pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Bagi sesebuah organisasi ianya tidak akan dapat mentadbir dengan lebih berkesan sekiranya wujud masalah yang sukar ditangani. Oleh sebab itu sebagai orang yang bertanggungjawab tentang tugas pekerjanya, pengurus hendaklah mengenal dan mengetahui kemahiran dan kemampuan seseorang pekerja. Masalah akan timbul sekiranya kita bersikap hentam keromo sahaja, sudah pasti pekerja kita tidak tahu akan tugasnya sendiri. Tugas dan tanggungjawab seseorang pekerja kita hendaklah diterang dengan jelas dan tepat supaya organisasi kita mempunyai kordinasinya yan tersendiri.
 Prinsip Rantaian Arahan
Mestilah wujud satu kenyataan rasmi mengenai siapa perlu melapor kepad siapa di dalam sesebuah organisasi. Dengan cara itu, seseorang akan mengetahui fungsi tugasnya dan pada masa yang sama bertindak mengikut yang telah ditetapkan dalam organisasi berkenaan. Apabila mengetahui kedudukannya dalam organisai, maka ia akan tahu siapakah ketua dan inilah yang dipangil rantaian arahan. Apa rantaian diketahui, maka kerja menjadi mudah untuk dilaksanakan. Sebagai contohnya, Ali terpaksa melapor kepada Abu manakala Abu pula terpaksa melapor kepada Abi.
Ali---------------Abu---------------Abi

Apabila menghadapi masalah atau inginkan kelulusan, Ali terlebih dahulu perlu merujuk kepada Abu, manakala Abu pula perlu terlebih dahulu mendapatkan kebenaran daripada A. Adalah dianggap sebagai kurang sopan sekiranya seseorang itu mendapatkan apa – apa kelulusan dengan terus merujuk kepada pihak yang lebih kanan daripada ketua bahagiannya sendiri
 Prinsip Satu Arahan
Prinsip satu arahan bermaksud seseorang itu perlu mendapat arahan dari seseorang ketua sahaja. Adalah amat sukar bagi seseorang yang terpaksa menurut perintah dan ingin memuaskan hati dua orang ketua dalam satu masa. Sekiranya arahan diteima daripada dua orang ketua, seseorang pekerja hanya mungkin dapat memuaskan hati salah seorang bosnya sahaja. Akan wujud keadaan di mana pekerja akan terpaksa untuk memilih keutamaanya dan sudah tentu ini akan menyulitkan pekerja.
 Prinsip Keseimbangan Kuasa
Bagi seseorang yang telah diberi tugas perlu mempunyai kuasa dan bertanggujawab terhadap tugas yang telah diamanahkan.Sebagai contohnya, seandainya seseorang itu telah diberi tanggungjawab sebagai seorang akauntan, beliau mestilah juga mestilah diberi kuasa untuk member arahan kepada orang lain bagi memastikan kerja dapat dilaksanakan dengan jayanya. Kuasa yang diberi pula mestilah sepadan dengan tangungjawab yang telah diberikan. Adalah menjadi sukar sekiranya tanggungjawab seseorang itu sangat banyak tetapi hanya sedikit kuasa yang telah diberikan kepadanya.
 Prinsip Jarak Kawalan
Prinsip ini bermaksud bahawa perlu ada satu garis panduan yang menghadkan jumlah pekerja yang perlu diselia oleh seseorang penyelia. Jumlah kakitangan yang boleh diselia oleh seseorang penyelia dengan berkesan ini dipanggil jarak kawalan penyelia. Jumlah pekerja yang perlu diselia harus dihadkan tetapi apakah jumlah yang sesuai ? Terdapat pelbagai pendapat tentang jumlah pekerja tersebut. Sesetengah buku pengurusan menyatakan ia sepatutnya dalam lingkungan lima hingga atu lebih, namun tidak ada kata putus untuk jumlah tersebut. Justeru, jarak kawalan sebenarnya dipengaruhi oleh keadaan berikut :
a. Jenis pekerjaan yang hendak dilaksanakan kelak.
b. Keupayaan seseorang penyelia untuk membuat penyeliaan.
c. Jumlah tanggungjawab dan bebanab tugas yang telah dipikul sendiri oleh seseorang penyelia.
d. Kedudukan pangkat seseorang penyelia dalam sesebuah organisasi.



6.0 POLISI ORGANISASI
Polisi merupakan garis panduan am untuk menjalankan operasi sesebuah organisasi Polisi ini boleh kita sebagai satu peraturan. Sebagai contoh polisi yang dibuat berkaitan dengan larangan merokok dalam pejabat, tidak membenarkan nepotime, kronisme, larangan penggunaan dadah dan alkohol dan hal – hal yang berkaitan dengan cuti kakitangan. Selain daripada itu peraturan untuk OKU, hak yang sama dalam mendapatkan pekerjaan dan penentuan gaji juga turun diwujud sebagai menjaga kebajikan pekerja dari pelbagai golongan.

6.1 Bentuk Polisi Pejabat
Menurut Quible (1989), polisi yang hendak dilaksanakan mestilah mempunyai ciri – ciri :
i. Polisi Mesti Jelas
Sesuatu polisi mestilah jelas supaya semua kakitangan boleh memahaminya. Misalnya merokok tidak dibenarkan sesuatu kawasan. Penyataan tersebut adalah tidak jelas kearan maksud sesuatu kawasan adalah kabur. Justeru, penulis polisi mestilah menerangkan dengan lebih jelas lagi seperti menyatakan bahawa merokok hanya di kawasan cafeteria dan di ruang tamu sahaja .


ii. Polisi Boleh Dikuat Kuasa
Sekiranya sesuatu polisi itu diengkari , maka tindakan sewajarnya mestilah boleh dilaksanakan. Ini bermakna bahawa setiap polisi yang dikeluarkan hendaklah dipatuhi oleh setiap kakitangan. Tidak ada gunanya sekiranya sesuatu polisi itu diadakan sebagai bahan pameran sahaja. Biasanya polisi yang hendak ditetapkan mempunyai niat yang positif bagi mewujudkan suasana yang baik dan bukannya polisi yang bertujuan untuk menghukum semata-mata.
iii. Polisi Mesti Konsisten
Sesuatu polisi itu mestilah memberi kesan kepada semua pihak tanpa ada pengecualiannya. Polisi tersebut mestilah sesuatu yang utuh dan boleh bertahan untuk suatu tempoh yang lama dan tidak boleh kerap berubah.
iv. Polisi Berasakan Undang – Undang
Apabila hendak mengeluarkan polisi jangan sesekali polisi tersebut bertentangan dengan mana – mana undang – undang bertulis yang ada.
v. Polisi Ada Pengecualian
Walaupun sesebuah polisi itu merupakan satu peraturan yang wajib dipatuhi oleh pekerja, namun perlu ada tolak ansur sekiranya berlakunya sesuatu keadaan yang tidak diingini.



vi. Polisi Secara Bertulis
Supaya polisi itu jelas dan mudah difahami ,ianya hendaklah disediakan dalam bentuk tulisan. Keadaan kekeliruan tidak akan berlakudsamping ianya akan menjamin mutu kerja dan keharmonian sesebuah organisasi.

7.0 STRUKTUR ORGANISASI
Menurut Quible (1989) terdapat beberapa bentuk struktur organisasi sebagaimana yang diterangkan berikut :
a. Struktur Liner
Ini adalah bentuk struktur organisasi yang mudah dan sudah lama dipraktikan. Struktur ini memperlihatkan penurunan kuasa dari pihak atasan ke peringkat pertengahan dan seterusnya keperingkat bawahan. Organisasi seperti ini dipanggil organisasi skala atau organisasi berteraskan struktur ketenteraan dan menjelaskan tanggungjawab secara terus dan lurus. Namun demikian pada masa sekarang ini ianya tidak sesuai lagi dipraktikkan, ianya hanya sesuai bagi agensi – agensi yang kecil dan baru ditubuhkan.
Kelebihan Struktur Liner – Oleh kerana seseorang itu terletak terus di bawah seorang penyelia, maka pekerja berkenaan akan lebih faham akan tugas yang perlu dilakukan olehnya. Sistem ini juga mudah difahami dan dengan demikian ia akan mempercepatkan pembuatan keputusan dengan hanya berhubung terus dengan pihak atasan. Ianya juga memudahkan perhubungan di antara sesama pekerja di dalam sesame jabatan dan senang untuk mendelegasikan tugasnya kerana seseorang pekerja itu sudah tahu siapa orang bawahannya.
Kelemahan Struktur liner – Antara kelemahanya ialah kekusutan akan timbul apabila sesebuah organisasi menjadi semakin besar dan kompleks. Akhirnya organisasi akan mula gagal untuk mewujudkan pengkhususan tertentu dan muncullah fungsi kerja yang pelbagai. Selain daripada itu kegagalan menyediakan persekitaran yang baik juga boleh mengagalkan struktur sesebuah organisasi.
b. Struktur Fungsional
Jenis Organisasi kedua ialah dikenali sebagai organisasi fungsional. Dalam hal ini, sesuatu fungsi atau tugas akan dilaksanakan oleh seseorang tenaga pakaryang dilantik dan akan bertanggunjawab terhadap sesuatu tugas khas tanpa mempunyai sebuah organisasi yang khusus. Mereka ini akan membuat perhubungan dengan penyelia – penyelia atau kakitangan bahagian operasi jabatan. Juteru, ia berupaya untuk member arahan terus kepada kakitangan bawahan atau pekerja mengenai tugas – tugas khasnya tanpa perlu merujuk kepada pegawai yang lebih kanan.
Kelebihan Struktur Fungsional – Kelebihan struktur ini segala pengetahuan dan pengalaman professional kakitangan fungsional telah digunakan sepenuhnya bagi memastikan kejayaan sesebuah organisasi. Pekerja – pekerja kemahiran ini boleh menumpukan sepenuh perhatian untuk melaksanakan fungsi mereka masing – masing dan tidak perlu mengambil tahu atau campur tangan dalam hel – ehwal aktiviti di jabatan operasional. Apa yang menari tentang struktur ini ialah sesebuah organisasi yang telah sedia wujud boleh terus berkembang tanpa perlu membuat perubahan yang radikal terhadap sruktur asal organisasi.
Kelemahan Struktur fungsional – Kelemahannya ialah autoriti yang wujud adalah tidak begitu jelas dan dengan demikian adalah agak sukar menjalin kerjasama di antara satu jabatan dengan jabatan yang lain. Pada masa yang sama tanggungjawab juga akan menjadi agak sukar untuk ditentukan. Sekiranya berlaku apa – apa masalah adalah sukar untuk diperbaikinya di masa hadapan. Struktur ini mungkin menjadi tidak ekonomik lagi kerana terpaksa mengambil ramai tenaga kerja professional yang bergaji tinggi.

8.0 STRUKTUR LINER DAN STAF
Sistem ini adalah hampir sama dengan struktur liner, tetapi dengan membuat sedikit perubahan. Penurunan kuasa daripada pihak atasan kepada peringkat bawahan masih dikekalkan. Apa yang dilakukan ialah beberapa pekerja yang mempunyai pengkhususan bidang tertentu dilantik khas bagi membantu pekerja – pekerja liner yang sedia wujud. Struktur liner dan staf adlah merupakan abungan daripada system liner dan juga system fungsional. Pekerja – pekerja yang dilantik di bawah struktur ini dipanggil pekerja staf dan mereka ini digunakan untuk membantu pekerja liner bagi mencapai objektif organisasi. Biasanya aktiviti liner akan member sumbangan terus kepada pengeluar tetapi aktiviti staf tidak menjurus terus kepada pengeluaran akhir organisasi. Sebagai contoh, bahagian perkhidmatan dianggap sebagai unit pekerja staf. Kemahiran pekerja fungsional adalah sangat diperlukan tetapi mereka tidak diberi apa – apa autoriti. Mereka hanya bertindak sebagai penasihat sahaja.
Ketua Jabatan masing – masing masih mempunyai kuasa eksekutif ke atas jabatan masing – masing tetapi perlu mendapat nasihat dari kakitangan staf (profesional) untuk membantu mereka meningkat prestasi jabatan. Sebagai contoh, jabatan pengeluaran akan meminta nasihat pengurus sumber manusia dalam memilih pekeja – pekerja untuk ditempatkan di jabatannya.
Namun demikian terdapat juga kelebihan dan kelamahan struktur liner dan staf ini diantara kelebihan dan kelamahannya adalah seperti berikut :
Kelebihan Srtuktur Liner Dan Staf – Kelebihannya ialah tanggungjawab dan autoriti terus dikekalkan seperti mana struktur liner. Kawalan terhadap sesuatu jabatan masih lagi diletakkan di bawah ketua jabatan liner. Kawalan terhadap sesuatu jabatan masih lagi diletakkan di bawah ketua jabatan liner yang asal. Selain daripada itu, cara ini membolehkan bantuan pakar yang berpengalaman digunakan untuk membantu pengurus liner meningkatkan keberkesanan jabatan.
Kelemahan Struktur Liner Dan Staf – Dari segi keburukannya ialah pekerja liner tidak wajib mematuhi segala nasihat daripada pegawai staf professional ini. Hal ini boleh menyebabkan suatu pembaziran kemahiran terhadap pihak yang berkemahiran. Terdapat juga keadaan di mana pegawai stafprofesional yang dilantik ini dilihat sebagai cuba mengambil alih autoriti pegawai – pegawai liner dan ini boleh menimbulkan kesan yang tidak baik. Ia juga mengurangkan kuasa atau autoriti pihak pegawai liner terhadap kakitangan bawahan mereka. Selain daripada itu organisasi seperti ini boleh mengakibatkan kebingungan di kalangan pekerja terutama sekali apabila wujud pertentangan pendapat di antara ketua bahagian liner dengan pihak staf.

9.0 STRUKTUR JAWATANKUASA
Ianya merupakan sebuahjawatankuasa yang bertindak sebagai sebuah jawatankuasa yang menjalankan sesebuah organisasi secara sukarela. Perkhdamatan ini digunakan untuk menjaga kepentingan akauntabiliti awam di kuasa – kuasa tempatan. Melalui struktu ini, sebuah lembaga pengarah dilantik dan bertindak sebagai sebuah jawatankuasa ditubuhkan. Namun demikian, tarafnyadirendahkan ke tahap ketua pengarah eksekutif. Terdapat juga keadaan apabila lembaga pengarah sendiri mengambil alih dan menggantikan peranan ketua pengarah eksekutif. Struktur jawatankuasa ini ditubuh adalah disebabkan oleh :
 Memandangkan perniagaan hari ini adalah sungguh mencabar dan semakin kompleks oleh itu ia memerlukan gabungan pelbagai pendapat untuk menjayakan cabaran tugas.
 Pada hari ini pekerja dirasakan perlu diberi peluang untuk turut sama membuat keputusan dalam bidang pembuatan mahupun pengurusan.
Organisasi seperti ini sesuai apabila keputusan secara berkumpulan dirasakan lebih berkesan berbanding dengan keputusan oleh seseorang individu. Seperti struktur yang lain ianya juga mempunyai kelabihan dan kelamahnya yang tersendiri. Diantaranya ialah seperti berikut :
Kelebihan Struktur jawatankuasa – Kelebihan struktur ini ilah keupayaan organisas mendapat banyak pandangan bagi menyelesaikan masalah – masalah yang wujud. Setiap pandangan pula adalah merupakan pandangan yang diperolehi daripada kalangan pakar yang dilantik bagi menganggotai jawatankuasa tersebut. Biasanya, sesuatu keputusan yang diberi telah dibincangkan dengan lebih mendalam oleh jawatankuasa sebelum sesuatu keputusan diambil. Pandangan pula datangnya daripada pelbagai peringkat, maka keputusan yang dibuat akan menjadi lebih berkesan kerana paandangan dari pelbagai sudut telah diambil kira.
Kelemahan Strukur Jawatankuasa – Kelamahan struktur ini ialah, ahlinya ramai, justeru, kemungkinan sesuatu keputusan terpaksa mengambil masa yang lama dan biasanya keputusan juga agak lambat diperolehi. Selain itu, adalah sukar untuk mendapat keputusan segera daripada individu jawatankuasa apabila keputusan segera diperlukan atas alas an bahawa keputusan tidak boleh dibuat berdasrkan seorang ahli lembaga sahaja. Oleh kerana keputusan yang dibuat adalah dalam bentuk jawatankuasa, maka tiada seorang pihak boleh dipersalahkan jika berlaku apa – apa masalah. Oleh kerana keputusan terpaksa dilakukan secara kolektif, maka adalah agak sukar untuk mencapai satu keputusan yang lebih positif jika berbanding dengan yang dibuat oleh seseorang kerana banyak pendapat telah diambil kira. Apabila timbul banyak pendapat keputusan terpaksa ditunda dan menyebabkan kerja – kerja harian tergendala.

10.0 STRUKTUR ORGANISASI YANG BERKESAN MENGIKUT KESESUAIAN SESEBUAH PEJABAT ( SESCO )
Dalam sesebuah organisasi terdapat banyak aras kepimpinan. Aras kepimpinan ini biasanya ditentukan secara formal berasaskan tanggungjawab, peranan dan fungsi yang telah ditetapkan mengikut hiraki pada struktur perjawatan organisasi berkenaan. Secara mudah, lagi tinggi atau/dan penting fungsi jawatan seseorang, maka lagi tinggilah aras kepimpinannya. Namun begitu, sama ada seseorang itu pemimpin atasan, pertengahan atau bawahan, ianya tetap juga seorang pemimpin yang mempunyai pengikut, tanggungjawab dan peranan tertentu yang perlu dilaksanakan dengan sebaiknya. Setiap pemimpin dalam Syarikat Sesco Berhad bertanggungjawab menentukan masa hadapan organisasi. Sebagai pemimpin, pengursan syarikat perlu menentukan visi, misi dan matlamat, serta mempunyai perancangan strategi yang bersesuaian untuk mencapainya. Untuk itu, seseorang pengurus cawangan dalam Syarikat Sesco Berhad perlu memiliki kemahiran dan kualiti kepimpinan yang bertepatan supaya dapat merangsang dan mempengaruhi pekerja melaksanakan setiap tindakan yang dikehendakinya. Sementara dari aspek kepengikutan pula, para pekerja yang melaksanakan arahan-arahan tadi perlu melihat pengurus tersebut sebagai seorang yang berkebolehan serta berkemampuan dalam memimpin mereka. Di sini, mereka juga perlu mempunyai keyakinan bahawa pengurus tersebut memiliki kemahiran dan kualiti kepimpinan yang bertepatan. Secara umum, kemahiran kepimpinan boleh dilihat sebagai gandaan daripada empat elemen utama, yang merupakan kebolehan-kebolehan yang perlu dimiliki oleh seseorang pemimpin, iaitu:
 Kebolehan menggunakan kuasa dengan efektif dan bertanggungjawab.
 Kebolehan memahami bahawa manusia memerlukan motivasi yang berbeza pada waktu dan situasi yang berlainan.
 Kebolehan merangsang para pengikut.
~ Kebolehan bertindak dengan cara yang boleh menerbitkan suasana yang bermotivasi.
Sementara kualiti kepimpinan pula (spt. dinyatakan oleh Warren Bennis - The Leadership Advantage, 1999) boleh dilihat sebagai gabungan daripada tujuh elemen utama, yang merupakan attribut yang diperlukan pada seseorang pemimpin. Ringkasnya, tujuh elemen tersebut adalah:
~ Technical competence - kepakaran dalam aktiviti / perniagaan organisasi.
~ Conceptual skill- fasiliti bagi pemikiran yang abstrak atau strategik.
~ Track record - latarbelakang pengalaman dan kejayaan masa lalu.
~ People skills- kebolehan berkomunikasi, memotivasi dan mendelegasi.
~ Taste - kebolehan mengenalpasti dan membangunkan bakat.
~ Judgement - kebolehan membuat keputusan yang sukar dalam masa yang singkat dengan menggunakan maklumat yang terhad.
~ Character - kualiti yang mencerminkan siapakah pemimpin tersebut.
Sesungguhnya, kemahiran dan kualiti kepimpinan adalah antara ramuan yang perlu dimiliki oleh setiap pemimpin. Melaluinya, pemimpin bukan sahaja berkebolehan memimpin, tetapi yang lebih penting ialah kepimpinan pemimpin tersebut diyakini serta diiktiraf oleh para pengikutnya, malah warga organisasi keseluruhannya. (Rujuk Lampiran 1)
10.1 Definisi Jargon
Jargon adalah istilah khusus yang dipergunakan di bidang kehidupan (lingkungan) tertentu. Ia digunakan secara meluas di dalam sesuatu bidang dan merupakan singkatan bagi sesetengah istilah khas. Penggunaan jargon hanya difahami orang yang menceburi bidang tersebut. Penggunaannya mungkin dapat mengambil tempat atau lebih tepat daripada menggunakan kata asalnya. Misalnya jargon komputer bererti istilah-istilah yang berhubungan dengan komputer secara khusus.



10.2 Jargon Dalam Organisasi
Dalam Syarikat Sesco Berhad, tiada jorgon digunakan. Ini disebabkan penggunaan bahasa yang digunakan diharapkan akan difahami oleh semua pihak. Kemungkinan jargon yang digunakan akan mempengaruhi kelancaran pengurusan organisasi. Walau bagaimanapun, penggunaan singkatan sering digunakan dalam Syarikat Sesco Berhad. Misalnya:
1) Peraturan I.E.E.
- Digunakan bagi tujuan kerja pemasangan elektrik sementara dan tetap sama ada di dalam atau di sekitar bangunan
2) Pengalir PEN
- Pengalir yang menggabungkan fungsi pengalir perlindungan dan pengalir neutral
3) In
- Arus biasa atau arus beban lebih
4) IB
- Arus yang dijangkakan akan mengalir dalam litar
5) Iz
- Keupayaan membawa arus bagi mmana-mana pengalir 1 Litar
6) I2
- Arus yang menentukan keberkesanan kendalian alatan
7) p.l.m.
- pemutus litar miniature
8) HT
- Aliran elektrik bervoltan tinggi
9) LT
- Aliran elektrik bervoltan rendah
10) Sistem TN
- Sistem yang mempunyai satu atau lebih poin bekalan tenaga yang terus ke bmi
11) Sistem TT
- Sistem yang mempunyai satu poin dari punca bekalan tenaga yang disambungkan ke bumi
12) Sistem IT
- Merupakan sistem yang tidak mempunyai bekalan tenaga yang disambungkan ke bumi
13) ABI
- Suiz berkuasa tinggi
14) ABFI
- Suiz berkuasa tinggi berfius
Penggunaan singkatan tersebut telah menjadi satu kebiasaan bagi pekerja-pekerja di Syarikat SESCO Berhad. Dalam lawatan saya ke cawangan syarikat tersebut, pegawai yang menerangkan fungsi-fungsi setiap seksyen singkatan tersebut. Ini menyukarkan saya memahami apa yang disamapaikan, Saya terpaksa menemuramah pekerja di setiap seksyen untuk memahaminya.

11.0 PENUTUP
11.1 KESIMPULAN
Pengurus yang berada di dalam tingkat pengurusan, sama ada pada peringkat penyeliaan atau sehingga ke peringkat atasan, memainkan peranan sebagai penghubung antara tingkat pengurusan (Rensis Likert, 1961). Menerusi pengurus bahagian (fungsi) yang mewakili bahagian masing-masing, perbincangan, perundingan, dan penyelarasan berhubung dengan tugas, dan tanggungjawab dapat diadakan. Sebarang maklumat dari peringkat bawahan dapat disalurkan ke peringkat atasan menerusi pengurus bahagian. Begitu juga perhubungan dan penyelarasan antara satu bahagian dengan bahagian yang lain tentang sesuatu perkara dapat dibuat dan diselaraskan pada peringkat pengurus bahagian. Kejayaan mengurus sesebuah organisasi boleh diukur dari aspek kecekapan, keberkesanan, produktiviti dan kualiti produk, dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi. Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan satu unit pengeluaran atau perkhidmatan. Keberkesanan boleh diukur dari segi sama ada pengurus membuat kerja yang betul dan matlamat organisasi berjaya dicapai. Contohnya, organisasi disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat. Produktiviti disifatkan sebagai nisbah output yang dikeluarkan dibandingkan dengan input (sumber) yang digunakan dalam proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Input dalam sistem pengeluaran termasuk: tanah, bahan, mesin, wang, masa, dan tenaga pekerja. Produktiviti pekerja boleh diukur dari segi bilangan produk yang dikeluar atau bilangan pelanggan yang diberi perkhidmatan dalam jangka masa yang tertentu. Manakala produktiviti pengurus atau penyelia boleh diukur dari segi kecekapannya menggunakan tenaga pekerja ke tahap paling optimum. Sekiranya pekerja tidak dapat menjalankan kerja dengan lebih cekap atau pekerja terpaksa menunggu atau memperlahankan kerja kerana kelemahan sistem penyusunan dan penugasan, pengurus yang bertanggungjawab disifatkan tidak cekap dan tidak berkesan. Organisasi yang produktif berupaya bersaing pada peringkat nasional dan antarabangsa. Persaingan sengit, perubahan cita rasa pengguna serta peningkatan tahap pendidikan masyarakat, kekurangan tenaga pekerja dan kekurangan bekalan sumber pengeluaran menyebabkan organisasi memberi penuh perhatian kepada program peningkatan produktiviti dan kualiti. Kualiti produk atau perkhidmatan boleh diukur dari segi kepuasan pengguna atau pelanggan. Kualiti produk atau perkhidmatan merangkumi aspek daya tarikan produk, pembungkusan, kesenian, dan kehalusan kerja (pertukangan), layanan, hubungan inter-peribadi dan komunikasi, perkhidmatan sokongan, dan perkhidmatan lepas jualan. Sama ada sesebuah organisasi ini organisasi sektor awam atau swasta, perkhidmatan atau keluaran industri, produktiviti dan kualiti adalah faktor penting yang boleh memimpin daya saing dan daya maju organisasi.