1.0 PENGENALAN
1.1 Pendahuluan
Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Petai Sarikei, Sarawak akan diadakan mengadakan Hari Terbuka selama tiga hari berturut-turut iaitu pada 23 hingga 25 April 2009. Selaku seorang pelajar yang mengikut program Bacelor Komunikasi Universiti Putra Malaysia, Guru Besar sekolah saya Encik Dau Anak Gani dengan berbesar hati meminta kerjasama saya untuk membantu beliau membuat publisiti dan merancang aktiviti sambutan untuk hari tersebut.
Perancangan yang teliti perlulah diambil kira sebelum menjalankan aktiviti ini. Beberapa faktor dan perkara harus diambil kira dan diteliti supaya ianya memenuhi kehendak Guru Besar sekolah saya seperti : matlamat, objektif, kumpulan sasaran, lokasi sasaran, aktiviti yang akan dijalankan, tenaga penggerak, anggaran kos perbelanjaan hingga kepada sasaran pendapatan yang akan diperoleh. Justeru, kertas kerja ini kita akan membincangkan juga cara melakukan publisiti Hari Terbuka Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Petai, Sarikei.
Untuk menjayakan aktiviti ini, beberapa perkara perlu dititikberatkan dan dipertimbangkan supaya perancangan kita terlaksana dengan jayanya. Aspek perancangan yang baik dari awal hingga akhir aktiviti yang akan dijalankan semua nya berdasarkan kepada pendekatan perhubungan awam.
2.0 PROSES PERENCANAAN STRATEGIK DALAM PERHUBUNGAN AWAM
2.1 Pendefinisian Masalah
Pada suatu ketika dahulu ( 1995 ) sekolah ini seakan tiada berpenghuni lagi, ini adalah disebabkan tiada ibu bapa dikawasan tersebut yang hendak menghantar anak mereka menuntut di sekolah ini. Justeru, motif utama Guru Besar sekolah saya untuk mengadakan Hari Terbuka pada tahun ini adalah bertujuan untuk memperkenalkan imej sekolah kepada khalayak umum disamping dapat menggalakkan penduduk setempat menghantar anak mereka bersekolah disekolah ini dan juga dapat membantu menyumbangkan dana sekolah yang mana pada masa ini dana sekolah semakin merudum. Dengan adanya Hari Terbuka ini, masyarakat luar terutamanya penduduk atau masyarakat sekeliling akan lebih mengenali Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Petai, Sarikei secara lebih dekat memandangkan sebelum ini kebanyakan masyarakat hanya mengenali Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Petai pada nama sahaja dan beranggapan bahawa sekolah ini terletak di kawasan pedalaman, sedangkan sekolah ini terletak di kawasan persisiran bandar yang boleh dihubungi dengan kenderaan darat sebagai pengangkutan ke sekolah ini. Berbanding dengan 34 tahun yang lepas sebaik ( menggunakan jalan air ) sahaja penempatan pertama saya dikawasan tersebut.
2.2 Perencanaan dan Perancangan
2.2.1 Matlamat
Matlamat utama Hari Terbuka ini bertujuan meningkatkan imej sekolah kepada masyarakat sekeliling. Justeru memberi peluang orang ramai mengenali dengan lebih dekat sekolah kami ( SRKSP ), Sarikei, disamping dapat menggalakan penduduk sekeliling menghantar anak mereka bersekolah di sini.
2.2.2 Objektif
Objektif Hari Terbuka ini adalah menambahkan dana sekolah dalam membantu sekolah dari segi kewangan. Di samping itu program ini dapat, mengeratkan hubungan silaturahim antara pelajar, guru-guru, serta staf sokongan sekolah dan juga pihak Persatuan Ibubapa dan Guru ( PIBG ) sekolah, masyarakat luar dan dalam kawasan tempatan terbabit terutamanya pihak ibu bapa. Hari Terbuka ini juga merupakan pendedahan kepada para pelajar secara langsung dan tidak langsung dalam menjayakan aktiviti tersebut seperti dalam pengurusan aspek perniagaan, kawalselia, pengelolaan, dan sebagainya.
2.2.3 Pelaksanaan tindakan dan komunikasi
Mengikut perancangan, Hari Terbuka ini diadakan selama tiga hari berturut-turut iaitu pada 23 hingga 25 April 2009. Hari Terbuka bermula pada hari Jumaat hingga tengahari pada hari Sabtu. Hari Terbuka Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Petai ini bertemakan “JOM PERGI SEKOLAH” kerana aktivitinya banyak melibatkan masyarakat luar dan warga sekolah. Kumpulan sasaran yang terlibat dalam aktiviti ini adalah penduduk setempat dari dalam dan luar kawasan kampung ini, badan-badan kerajaan dan pihak-pihak swasta dan NGO bagi membantu menambahkan dana sekolah serta mempromosikan sekolah kepada penduduk dipersekitaran persisiran bandar Sarikei.
Diantara aktiviti yang paling meriah dan yang paling menonjol sekali ialah pembukaan gerai untuk disewa kepada penduduk setempat dan juga kepada syarikat – syarikat yang berada disekeliling bandar Sarikei. Gerai makanan antara gerai yang paling banyak dibuka dalam program ini. Gerai-gerai makanan diagihkan kepada gerai-gerai makanan mengikut kaum-kaum yang terdapat di Sarawak. Antaranya ialah jualan makanan yang lebih menumpukan perhatian kepada makanan tradisional seperti ‘pansuh’ makanan orang Iban yang dimasak menggunakan buluh, makanan yang dibakar menggunakan daun pisang, ‘umai’ iaitu ikan mentah yang dicampur sambal tradisional makanan orang Melanau dan sebagainya.
Selain itu, terdapat juga sudut pameran oleh badan-badan kerajaan seperti Jabatan Pertahanan Awam ( JPAM ), Tentera DiRaja Malaysia( ATM ), Polis Diraja Malaysia ( PDRM ), Kastam Diraja Malaysia, Kementerian Penerangan Malaysia dan Agensi Anti Dadah Kebangsaan( AADK ). Selain daripada itu pihak swasta atau pun syarikat yang berpengaruh di daerah Sarikei turut dijemput untuk menjayakan aktiviti ini antaranya adalah seperti AMHOME Flooring Sdn.Bhd, PRODUA, SARAWAK Kraf, Tanjung Manis Develoment.sdn.Bhd. dan lain-lain syarikat lagi mempamerkan perkhidmatan mereka pada Hari Terbuka ini disamping mempromosikan syarikat dan produk keluaran syarikat masing – masing.
Melalui pembelajaran yang diajar oleh guru disekolah ( Kemahiran Hidup ), pelajar-pelajar dapat mempraktikkan pengetahuan dalam bidang berkenaan dengan menghasilkan pelbagai jenis masakan, jahitan, pertukangan, dan tanaman untuk dijual semasa Hari Terbuka SRKSP, Sarikei tersebut. Para pelajar juga turut terlibat, segala hasil kerja tangan mereka seperti jahitan, pertukangan, dan berkebun turut dipamerkan kepada orang ramai disamping ianya dijual kepada pengujung pada masa itu kelak.
Demikian juga hasil dari balai seni sekolah, T-shirt sekolah dan hasil seni seperti lukisan, ukiran, dan lain-lain lagi turut dijual pada hari tersebut. Selain belajar tentang penghasilan produk, pelajar juga terdedah dalam perniagaan dan secara tidak langsung mereka dapat membantu menambahkan dana sekolah dalam aktiviti ini. Selain pembukaan gerai dan sudut pameran, terdapat juga aktiviti lain yang diadakan pada Hari Terbuka SMKSP ini. Antaranya ialah acara Pertandingan Permainan Rakyat, Malam Kebudayaan, Pertandingan Masakan Tradisional, Sukaneka, dan lain-lain lagi. (Rujuk Lampiran A Tentatif Program).
Untuk bahagian tenaga penggerak dalam aktiviti ini, selain dibantu oleh guru-guru dan pelajar sekolah, Jawatan Kuasa Kemajuan Kampung (JKKK) juga turut membantu dalam menjayakan aktiviti ini. Carta Organisasi ini boleh dirujuk dalam Lampiran B.
Lampiran A
| Bahan | | Kuantiti/Unit | Harga seunit | Jumalah |
| | (RM) | (RM) | ||
| 1) Sewa Khemah | 30 | 50.00 | 1,500.00 | |
| 2) Iklan Akhbar | 4 | 200.00 | 800.00 | |
| 3) Kad Jemputan | 100 | 0.50 | 50.00 | |
| 4) Risalah | 1000 | 0.05 | 50.00 | |
| 6) Recam Pengurusan | - | - | 3,000.00 | |
| Jumlah bersih: | 5,400.00 | ||
Jadual di atas menunjukkan perbelanjaan bagi rancangan aktiviti Hari Terbuka SMKSP. Manakala sasaran pendapatan untuk Hari Terbuka SMKSP adalah seperti di bawah:
| Sewa/Yuran | Harga | Anggaran | Jumlah |
| | Seunit/Semasa | Seunit/Seorang | |
| Gerai | 150.00 | 30 | 4500.00 |
| Permainan Rakyat | | | |
| i. Pelajar | 2.00 | 100 | 200.00 |
| ii. Orang Dewasa | 3.00 | 150 | 450.00 |
| Tiket Malam Kebudayaan | | | |
| i. Pelajar | 2.00 | 500 | 1000.00 |
| ii. Orang Dewasa | 3.00 | 2000 | 6000.00 |
| Pertandingan Masakan | 5.00 | 20 | 100.00 |
| Sukaneka | | | |
| i. Pelajar | 2.00 | 100 | 200.00 |
| ii. Orang Dewasa | 3.00 | 150 | 450.00 |
| Tiket Pentas Rakyat | | | |
| i. Pelajar | 2.00 | 500 | 1000.00 |
| ii. Orang Dewasa | 3.00 | 2000 | 6000.00 |
| Mencari Harta Karun | | | |
| i. Pelajar | 2.00 | 100 | 200.00 |
| ii. Orang Dewasa | 3.00 | 150 | 450.00 |
| Penyertaan Pentas Rakyat | | | |
| i. Individu | 5.00 | 30 | 150.00 |
| ii. Kumpulan | 10.00 | 15 | 150.00 |
| | | Jumlah Bersih: | 20,850.00 |
Sasaran Pendapatan - Kos Perbelanjaan = Keuntungan
RM20,850.00 – RM5,400.00 = RM15,450.00
Oleh yang demikian, sasaran pendapatan untuk Hari Terbuka SRKSP adalah RM20,850.00 ditolak anggaran kos perbelanjaan RM5,400.00, hasilnya RM15,450.00 jumlah bersih yang dikutip dalam masa tiga hari aktiviti ini diadakan akan disalurkan ke dalam dana sekolah.
2.4 Publisiti
Publisiti didefinisikan sebagai “perbuatan yang dirancang untuk menarik perhatian ramai atau golongan sasaran semata-mata untuk mereka mendapat sokongan mereka”. Kegiatan publisiti ini melibatkan perhubungan media massa melalui liputan bahan-bahan dalam berita atau acara khas dan ia juga menunjukkan iklan sebagai suatu publisiti. Untuk rancangan komunikasi Hari Terbuka ini, saya telah memilih dua cara membuat publisiti iaitu melalui media elektronik dan media cetak digunakan.
Media elektronik yang dipilih untuk publisiti aktiviti ini ialah melalui siaran radio untuk pengumuman secara berulang, perkhidmatan yang disediakan oleh siaran radio tempatan. Dengan pengumuman secara berulang ini, kesannya lebih mendalam dan dapat membujuk pendengar untuk melibatkan diri dalam program tersebut. Liputannya juga menyeluruh lebih-lebih lagi kepada pendengar yang tinggal di kawasan sekitar sekolah terbabit.
Di samping itu juga, saya memilih satu rancangan khas radio iaitu Temubual Bersama DJ yang selalu disiarkan pada hujung minggu untuk publisiti Hari Terbuka ini. Hal ini memberi peluang kepada semua pendengar mengikuti siaran ini kerana kebanyakan penduduk tidak bekerja pada hujung minggu. Bagi publisiti radio Temubual Bersama DJ akan dilakukan dua minggu sebelum acara diadakan, manakala pengumumuan secara berulang mengenai Hari Terbuka ini dilakukan dua minggu berturut-turut dan dilakukan pengumuman dua atau tiga kali sehari sebelum Hari Terbuka diadakan.
Selain publisiti melalui media elektronik, publisiti melalui media cetak iaitu melalui pengiklanan menerusi akhbar juga dilakukan. Pengiklanan ini diterbitkan sebulan sebelum Hari Terbuka diadakan, terbitan iklan akan dikeluarkan empat kali sebulan dengan saiz iklan 18cm x 16cm, untuk dua keluaran iklan dikeluarkan pada hari bekerja memudahkan tatapan badan-badan kerajaan dan swasta yang berminat mengikut aktiviti yang diadakan. Manakala dua keluaran iklan lagi diterbitkan dalam akhbar mingguan untuk kemudahan orang ramai kerana pada hari tersebut bukan hari bekerja dan dijangka ramai yang mengikuti perkembangan publisiti ini.
Di samping itu juga, Kad Jemputan turut diedarkan kepada badan-badan kerajaan dan swasta serta penduduk-penduduk di kampung-kampung yang berdekatan. Selain daripada Kad Jemputan, risalah mengenai Hari Terbuka juga diedarkan sebulan sebelum acara diadakan. Publisiti menggunakan risalah ini
selain diedarkan kepada orang perseorangan, ia juga boleh dilekatkan pada papan notis balai raya, dewan masyarakat, kedai kopi, dan lain-lain tempat yang dibenarkan. Aktiviti mengedarkan risalah ini, dilakukan oleh kakitangan sekolah dan bantuan JKKK juga diperlukan untuk melancarkan aktiviti ini. Pengedaran risalah ini boleh dijalankan di kompleks beli-belah kerana tempat tersebut memang menjadi tumpuan ramai.
2.5 Penilaian rancangan dan keputusan/hasil
Secara menyeluruh perancangan untuk publisiti dan perancangan aktiviti adalah berkesan. Dengan perancangan yang teliti, terancang dan teratur menunjukkan masyarakat jelas dan memahami secara terperinci atur cara Hari Terbuka ini. Demikian juga perancangan publisiti dapat kita lihat ketelitiannya dalam membuat publisiti Hari Terbuka ini dengan pemilihan media komunikasi yang mudah didapati dan meninggalkan kesan kepada masyarakat untuk mengetahui tentang Hari Terbuka SRKSP ini.
Imej sekolah mendapatkan liputan meluas dan kesannya adalah kekal kerana publisiti sebulan sebelum acara disiarkan melalui radio dan akhbar. Sementara melalui risalah pula, ia bukan sahaja diedarkan dari orang perseorangan atau dari satu tempat ke satu tempat yang lain malah risalah-risalah ini akan diletakkan pada papan notis balai raya, dewan masyarakat, kedai kopi, dan lain-lain tempat yang dibenarkan.
Dari segi perancangan aktiviti Hari Terbuka ini, ia menampakkan aturcara yang tersusun dan terancang dari satu aktiviti kepada satu aktiviti mengikut kategori yang sesuai. Begitu juga dengan pemilihan masa yang bertepatan untuk setiap aktiviti yang dijalankan mencerminkan lagi kelancaran aturcara Hari Terbuka sekolah yang akan diadakan.
Dapat diramalkan melalui perancangan publisiti dan aktiviti memberi kesan yang positif dalam mencapai objektif program yang dilaksanakan ini. Apa yang diharapkan dengan kerjasama semua pihak boleh menjayakan Hari Terbuka sekolah ini agar imej yang menyatakan sekolah pendalaman tidak mampu maju ke hadapan adalah salah. Dengan kerjasama kumpulan sasaran ini juga mampu memberi pulangan yang banyak kepada dana sekolah bagi membantu sekolah dan pelajar yang memerlukan bantuan dari segi kewangan dan membaik pulih bahagian sekolah yang perlu diperbaiki.
Selain itu, penglibatan pelajar sekolah itu sendiri mampu membantu pelajar dan memberi pengalaman dalam menjayakan aktiviti seumpama ini pada masa hadapan. Hal ini kerana mereka telah terdedah secara langsung dan tidak langsung dalam menjayakan aktiviti ini dari penglibatan pengurusan, urus setia aktiviti, perniagaan dan lain-lain. Jelaslah bahawa, selain mengekalkan imej sekolah dan mengumpul dana untuk sekolah, aktiviti Hari Terbuka ini membantu semua pihak bekerjasama dan mengeratkan hubungan antara satu sama lain dalam menjayakan aktiviti ini.
3.0 PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam mengendalikan sesuatu acara yang berpestij seperti Hari Terbuka Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Petai, Sarikei, Sarawak ini, publisiti dan perancangan aktiviti yang teliti, terancang dan jelas adalah penting dalam penonjolan imej bagi sekolah yang kita kendalikan ini. Saya berharap dengan adanya proses perencanaan strategik dalam Perhubungan Awam dapat membantu dalam perencanaan aktiviti dan pemilihan media komunikasi yang tepat membantu keberkesanan publisiti yang kita lakukan. Perhubungan Awam yang berbakat perlu bijak dalam pemilihan aset utama untuk menonjolkan imej sesuatu acara yang mereka jayakan.
Saya cadangkan supaya semua pihak bersatu atau berpadu-tiasa, mengembleng tenaga, berkerjasama seperti peribahasa “bulat air kerana pembentung, bulat manusia kerana muafakat” untuk menjayakan program ini. Kesimpulannya, dalam tugasan ini publisiti dan perancangan untuk aktiviti ini adalah penting dalam meningkatkan imej sekolah terbabit disamping memastikan program dapat dilaksanakan dengan jayanya.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan