SPA_ Soalan Akhir Ramalan

SOALAN AKHIR PERHUBUNGAN AWAM

1. Nyatakan 4 langkah dalam perancanaan strategi perhubungan awam.
1 Pendefinasiati Masalah
Setiap masalah perlu didefinasikan serta perlu diberi perhatian khusus mengenai berbagai bentuk masalah yang wujud di dalam sesuatu organisasi. Pada tahap ini PR khasnya dan pihak pengurusan orgnisasi amnya harus mengenalpasti perkara-perkara yang rnenjadi penyumhang rnasalah. Pengenalpasttan situasi awal ini boleh mewakili suatu disicripsi yang tepat berkenaan situasi yang berlàkuLangkah penerokaan ilmu, pendapat, sikap dan tindäkan di kalangan mereka yang terlibat dengan peraturan dan polisi organisasi. Definasi seumparna ini akan menjadi asas panduan untuk mereka mengambil langkah positif dan jalan penyelesaian yang paling baik di dalam menangani sesuatu masaiah, Antara tindakan yang boleh diambil, ialah:
I. Mengenalpasti punca masalah yang dihadapi oleh organisasi, dan ini bukannya suatu kerja yang mudah, Punca masaalah boleh datang dan banyak punca atau sumber. Mengenalpasti punca mi memerlukan kepakaran atau melibatkan kerjasama pihak pakar perunding. Kos mengupah pakar perunding melibatkan kos yang tiuggi yang mungkin menjadi beban kepada sesebuah organisasi. Keadaan tersebut mengakibatkan proses pengurusan perbelanjaan memeriukan kesaimbangan dan kesaksamaan agar aktiviti lain dalani pengurusan rutin organisasi tidak terjejas.
ii. Langkah mengenalpasti masalah perlu mendapat kerjasama danipada semua publik dalaman organisasi. mi suatu yang sukar diperoiehi dalam waktu yang singkat kerana setiap pekerja pengurusan mempunyai perspektif sendiri mengenai pengurusan dan amat sukar untuk mewujudkan suatu kesamaan dalam masa yang terdekat,
iii. Proses menerapkan kefahaman seperti objektif, dasar, prosedur dan peraturan organisasi ke atas para pekerja mengambil masa. Apatah lagi jika organisasi sedang menghadapi masalah Pekerja tentunya tidak bersedia dan sukar untuk menerima impak masalah atau risiko berkenaan.
2. Perencanaan dan Perancangan
Makiumat yang diperolehi akan diguna oieh organisasi untuk mengadakan suatu keputusan yang meyakinkan terutama untuk membentuk aktiviti, tujuan, tindakan, strategi komunikasi, teknik dan halatuju organisasi. Tahap mi melibatkan perencanaan dan perancangan organisasi dalam kegitan PR. Agenda organisasi berikutnya ialah melihat tindakbalas publik sasaran dan memprosesnya menurut situasi yang berlaku, Jawapan kepada soalan mengenai apa agenda yang perlu diberi tumpuan, dibuat penibahan dan yang perlu dilaksanakan perluiah terlebih dahulu dicari. Dalarn memantau perencanaan dan perancangan sesuatu aktiviti PR, beberapa perkara perlu diberi perhatian, antaranya; Analisis maklumat adalah berbeza-beza di antara organisasi. Hasil penemuan organisasi juga akan berbeza kerana perspektif pengurusan yang berbeza. Jika makiumat saperti mi dijadikan asas makiumat untuk mengukur satu keadaan yang sama, berkemungkinan besar Ia tidak tepat dan mengelirukan pihak pengurusan.
ii. Pengamatan berterusan terhadap tindakbalas publik mengambil masa yang agak (ama. Sekiranya keadaan mi berlaku organisaSi sukar meiaksanakan program susulan. Tindakan juga akan dilakukan di luar jadual yang ditetapkan Kelewatafl ini boieh mengakibatkat kos yang besar.
iii. Teknik melaksanakan program yang dicadangkafl oieh organisaSi bergantUng kepada pihak ketiga, iaitu sama ada badan perunding swasta. badan pengikian, media eletronik, kernpen, taklimat dan ceramah tentunya mengambil masa Kesan yang dijangka adalah berbezabeza dan sukar dijustifikaSikan sejaub. maria kesan angsung yang akan diperolehi organisasi yang menganjurkannya.
3. Pelaksanaan
Tahap ketiga melibatkan pelaksanaan program tindakan dan komunikasi, Bagaimanapun organisasi perlu rnenghubungkan objektif organisasi dengan. publik sasaran jenis atau bentuk kaedah yang perlu diambil perhatian untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Antara komponen yang terkandung dalam proses pelaksanaan tersebut, antaranya ialah;
Pelancaran sesuatu program yang dirancang organisasi pertu dilakukan secara berperingkat.penirg’t untuk memastikan tahap kejayaan yang tinggi. Situasi mi berdasarkan andaian bahawa program yang dikomUnikankahi kepada publik adalah secara konsisten, r.udah difahami dan telah tama established.
Proses penerapan nilai yang baik dan kesan positif sesuatu barangafl atau perkhidmatan sesuatu organisaSi per)u dilakukan untuk satu tempoh yang lama bagi mendapatkafl impak yang maksimUfll. Tindakan mi dilakukan kerana tahap dan kemampuafl publik rnenyeraP dan memahami, serta seterusnya menadi. penggufla tetap sesuatu harangari dan juga perkhidmatafl adalah berbeza di kalangan audiens.
iii. Pihak yang menjadi penghubung penlu beridentiti dan berwibawa. Masalah yang sering wujud adalah di antara publik selaku pengguna dan organisaSi selaku pengeluar kntara masalab yang utarna ialah ketidakSefahamanl yang diakibatkafl oieh penghubung (khususnya pengedar) yang tidak sepenuhnya rnemahami kehendak dan aspirasi organisasi yang menjadi tuan punya barangan dan perkhidnatan.

4 Penilaian Program
Langkah terakhir ialah penilaian program. Penilaian melibatkan rurnusan, kesimpulan yang dibuat untuk mengukur tahap pencapaian program. Pemulihan perlu dilakukan segera selepas penilaian, walaupun program masih lagi dalam proses pelaksanaan. Berdasarkan evaluasi terhadap hasil tindakbalas publik, pencapaian perlu diukur dengan adil dan sebaik mungkin. Seterusnya, suatu ketetapan perlu dibuat oleh pihak organisasi sama ada program tersebut diterusakan atau sebaliknya.
Cabaran terhadap situasi, cabaran daripada saingan, potensi sambutan atau penerimaan publik, serta semua perkara yang dianggap penting yang tidak termasuk dalam perancangan awal perlu disemak, diperbaiki dan dijadikan panduan bagi mengurusakn program yang seterusnya pada masa akan datang. Antara perkara yang perlu diberi perhatian dalarn proses penilaian sesuatu aktiviti PR yang telah dijalankan ialah penilaian terhadap organisasi yang melibatkan heberapa aspek. Antaranya ialah;
i. Tenaga kerja dan pihak yang terlibat dengan pengurusan.
ii. Tahap intelek publik yang meliputi jangkaan-jangkaan yang dapat dikenalpasti.
iii. Keijasama pihak-pihak berkaitan.
iv. Kos pengurusan sama ada mendapat pembiayaan berterusan atau sebaliknya.
v. Tahap kepercayaan pengurusan;
vi. Sambutan daripada publik sasaran
vu. Pandangan dan tanggapan publik secara umum.

2.Nyatakan 7 perkara yang perlu diberi perhatian terhadap sesebuah organisasi dalam proses penilaian sesuatu program PR itu.
Antara perkara yang penn diberi penhatian dalam proses penilaian sesuatu aktiviti PR yang telah dijalankan ialah penilaian terhadap organisasi yang melibatkan beberapa aspek. taranya ialah;
i. Tenaga kerja dan pihak yang terlibat dengan pengurusan
ii. Tahap intelek publik yang meliputi jangkaan-jangkaan yang dapat dikenalpasti.
iii. Kerjasama pihak-pihak berkaitan.
iv. Kos pengurusan sama ada mendapat pembiayaan berterusan atau sebaliknya.
v. Tahap kepercayaan pengurusan;
vi, Sambutan daripada publik sasaran.
vii. Pandangan dan tanggapan publik secara umum.

3. Nyatakan secara ringkas pendekatan pengurusan PR yang sistematik.
1. Analisis
Tahap pertama dalarn pengurasan PR yang sistematik ialah membuat analisis mengenai kedudukan semasa organisasi. Segala maklumat mengenai kekuatan dan kelemahan organisasi perlu dianalisis. Situasi 5W/H berdasarkan perspektif komunikasi perlu diketahui dan disejajarkan dengan situasi semasa organisasi. Persoalan berikut perlu diberikan jawapan oleh seorang pengurus PR dalam membuat analisis situasi kegiatan PR organisasi bagi memudahkan perencanaan
i. Apa yang teiah dijayakan?
ii. Apakah faktor yang mendorong kejayaan?
iii. Apakah aspek yang tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan atau ben aya?
iv. Kenapa kurang berjaya atau tidak dapat dijayakan?
v. Aclakah semua yang yang terlibat rnengetahui matlamat PR yang hendak dijayakan?
vi. Apakah perubahan yang perlu dilakukan bagi meningkatkan prestasi PR?
vii. Bagaimana perubaban PR jangka panjang perlu diurus?
Selepas sernua persoalan tersebut dinalisis, seorang pengunis PR sewajarnya berupaYa untuk mengenaipasti masalah yang perlu diurus. Seterusnya masalah tersebut perlu dianalisis dan diintepretasi berdasarkan perspektif SWOT (strengths, weaknesses, opportunities and threats kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman). Keempat-emPat perspektif tersebut sewajarnYa dijadikan landasan bagi pengums PR untuk merencana kegiatan sesuai dengan tahap situasi empat perspeldif berkenasm
2. Objektif
Tahap kedua dalam pengurusan PR menggunakan pendekatan sistematik melibatkan situasi analisis yang dapat membuat ketentuan ke arah mana kegiatan PR dimatlamatkan. Dalam sistuasi ini objektif perlu dibentuk. Objektif yang dibentuk mestilah mempunyai ciri;
i. Boleh diukur pencapaiannya.
ii. Audiens spesifik yang terlibat.
iii. Media komunikasi yang digunakan.
iv. Penibahan perlakuan yang hendak dicapai.
v. Unit pegukuran pencapaian objektif yang spesific
3. Strategi
Secara mudah strategi boleh dirujuk kepada usaha yang dilakukan untuk mencapai objektif iaitu dengan keupayaan untuk mengatasi segala saingan atau masalah yang timbul. Untuk mengatasi masalah tersebut suatu strategi yang baik sewajamya berupaya untuk menggembleng segala sumber pengurusan PR yang terlibat untuk dimanfaatkan kejayaannya. Dalam menjayakan strategi, seorang pengurus PR profesional perlu mengetahui segala teknik, kaedah dan cara pengurusan yang terbaik yang sesuai digunakan mengikut situasi semasa. Segala perubahan dan juga penyesuaian aplikasi teknik, kaedah dan cara pengurusan perlu dilakukan apabila berlaku perubahan terhadap situasi dan juga masalah yang telah dikenalpasti.
4, Program
Segala komponen perancangan kegiatan PR perlu dijelaskan melalui program. Perincian maklumat mengenai 5W/H untuk setiap aktiviti utama dan aktiviti sokongan dalam PR perlu disenaraikan. Perincian tersebut seterusnya akan dapat dijadikan asas untuk membentuk carta Gantt dan cat-ta aliran PERT. Carta Gantt merupakan carta penjadualan kerja yang menunjukican bagaimana struktur taburan aktiviti PR sokongan dilaksanakan berdasarkan struktur pembahagian kerja yang dirumus berdasarkan maklumat 5W/H. Carta aliran PERT pula merupakan carla yang dibentuk berdasarkan teknik semakan penilaian program atau (Program Evaluation Review Technique,). Hanya meialui pelaksanaan sesuatu program secara bcrstruktur dan terancang, sesuatu ohjektif PR dapat dijayakan atau dilaksanakan.
5, Sumber
Sumber merupakan perkara utama yang diurus oleh sescorang profesional PR. Pengurusan sumber yang utama melibatkan pengurusan masa, wang, tenaga manusia, pendidikan, latihan set-ta pengurusan makiumat, Di sektor-sektor awarn di Malaysia (Jabatan dan Kementerian), pelaksanaan pengurusan PR adalah secara dalaman, iaitu dilaksanakan sendiri oieh kakitangan di dalam Jabatan atau Kementerian berkenaan. Walau bagaimanapun, di dalam sektor swasta, kegiatan pengumsan PR adalab dilaksanakan sarna ada sccara dalarnan atau rnenggunakan kthidmat perunding PR. Sekiranya pengurusan PR melibatkan perunding luar, maka pengurus turut terlibat dalam memastikan pengurusan sumber PR di dalam organisasi itu. adalah selaras dengan keperluan pengurusan PR yang melibatkan perunding dan luar.
6 Tanggung.jawab
Sekiranya sesuatu berlaku ke atas proses pengurusan PR, seseorang perlu bertanggungjaWab. Jika tidak ada mereka yang botch dipertanggungjawabkafl maka kegiatan pengurusan PR belum lagi dapat dilaksanakan. Pelaksanaan pengurusan PR adalah disinonirnkan dengan orang yang bertanggungjawab dengan peiaksanaan tersebut. Umumnya setiap pengurus PR adalah bertanggungjaWab terhadap segala proses pengunisan PR dan mula sehinggalah kepada implikasi yang terwujud dar proses pengurusan. berkenaan Sebagai pengurus FR yang hertanggungjawab mereka sewajamya berupaya untuk memberi dan rnenerima tugasan, menentu dan mendelegasikan tugasan, khususnya kepada staf di bawah kawalan. Setiap pengurus PR dan staf yang terlibat peniulah pula mernaharni batas dan kewibawaan rnasing-masing dalarn rnelaksanakafl authoriti yang diberikan atau diarnanahkan oleh organisasi.
7, Penilaian
Keberkesaflan sesuatu hasilatau keputusan pengurusan perlu dinilai mengunakan mekanisme pengukuran yang kuantitatif. Melalui penilaian keputusafl suatu analisis situasi yang haru akan dapat dilaksanakan. Melalui penilaian, tahap pencapaian aktiviti akan dipero1ehi dan rneialui prestasi pencapaiafl tersebut suatu program PR yang baru akan dapat direncana sesuai dengan keperluan semasa dan bersifat situational.
8. Akauntabiliti
Sesebuab organisasi rnempunyai pegawai utama yang mengctuai segata operasi pengurusafl Dalam hubungan pengurusan PR, pengurus PR adalah bertanggungjaWab ke atas segala kegiatan PR.. Sementara itu pegawai utama atau ketua pegawai eksekutif (CEO) pula mernpunyai akauntabiliti terhadap segala kejayaan dan juga nisiko PR yang telah dilaksanakan oieh organisasL Jrnej dan identiti organisasi yang dijeirnakan melalui kegiatan PR. sering juga disinonimkafl dengan irnej dan identiti CEO. Oleh itu bagi CEO yang mahukan imej dan identiti dirinya secara positif, maka akauntabilitinya terhadap pengurusan PR adalah meningkat

4.Sila nyatakan objektif utama perhubungan kemasyarakatan
Umumnya, setiap aktiviti perhubungan kemasyarakatan mempunyai objektif yang tersendiri dan dilaksanakan mengikut situasi yang teiah dipilih atau ditentukan lebih awal. Antara objektif hubungan komuniti ialah untuk;
1. Memaklurnkan kepada komuniti mengenai operasi organisasi; produk, jumiah pekerja, kemudahan pekerja dll.
2. Membetulkan salahfaharn, memberi respons kepada kritikan dan rnengurangkanlmengeiaklcm ketidakpuasafl komuniti.
3.Mendapatkan pandangan komuniti terhadap kegiatan. organisasi khususnya sernasa krisis.
4. Memaklumkan pekerja dan keluarga mereka mengenai kegiatan dan pembangunan yang berlaku dalam organisasi.
5. Memaklumkan pihak berkuasa tempatan mengenai penglibatan organisasi dalam kerja-kerja kebajikan bertujuan untuk mendapatkan sokongan untuk terus beroperasi.
6. Mendapatkan makiumbalas secara langsung daripada penduduk setempat rnengenai operasi orgamsasL.
7. Untuk mewujudkan hubungan rapat antara pengurusan organisas. dengan ketua kornuniti dan pemimpin pendapat (opinion ieaders).
8. Menyokong program kesihatan melaiui sumbangan dan kempen yang positi f.
9. Menyumbang kepada kegiatan seni dan budaya.
10. Membantu program pendidikan dan latihan di kalangan pelajar sekolah dan belia setempat rnelalui lawatan sambil belajar dan. aktiviti penasihatan atau kaunseling kerjaya.
11. Menyokong kegiatan sukan dan rekreasi setempat.
12. Mewujudkan hubungan rapat antara organisasi dengan agensi kerajaan, iaitu dengan menaja kegiatan hubungan kernsyarakatan agensi kerajaan dan usaha perundingan profesionai.
13. Membantu komuniti dalarn usaha-usaha ekonomi rnelaiui aktiviti usahasama dan seiainnya.

5.Nyatakan panduan penting bagi penyediaan draf siaran akhbar kepada pertubuhan media.
1. Menyediakan draf yang ningkas, tanpa menggunakan perkataan dan frasa yang kurang sesuai. Gunakan ayat aktif.
2. Pada bahagian atas, kin dan kanan pastikan terdapat ruang kosong yang bersesuaian bagi editor akhbar untuk menulis sebarang arahan yang berkaitan dengan penerbitan.
3. Mengelak daripada menyediakan siaran akhbar menggunakan ruang satu langkau (single spacing) antara bans ke bar. Gunakan sekurangkurangnya satu setengah langkau atan sebaikbaiknya dua iangkau. Untuk siaran di radio dan televisyen nuang langkau yang digunakan ialah tiga langkau.
4. Menulis siaran akhbar pada sebeiah halaman kertas sàhaja.
5. Menulis tarikh di bahagian atas bagi memudahkan editor mengetahui sama ada benita berkenaan masib bersifat semasa atan sebaliknya.
6. Menulis maklumat “untuk siaran serta merta” di sebelah atas kanan, kecuali penyiaran benita berkenaan ditentukan tarikh dan masa penyiaraflnya.
7. Menulis ta,juk yang ringkas, berfakta dan boleh menarik perhatian. Editor bertugas dilambakkan dengan berbagai tajuk berita dalam masa seminit. Oleh itu hanya tajuk henita yang menanik sahaja yang diberi tumpuan atau pilihan.
8. Mengelak danipada menulis berdasarkan pendekatan pengenalan, isi dan penutup. Penulisan sianan berita tidak mengandungi bahagian rumusan atau penutup. Siaran hernia ditunis bermula dengan makiurnat penting dan herakhir dengan maklumat sokongan. Gunakan pendekatan 5 W/H untuk penulisan paragraph pertama.
9, Fakta utama berdasarkan 5W/H mestilah seberapa boleh dimasukkan clalarn paragraf pertama, iaitu bersesuaian dengan ruang akhbar yang terhad. Di sarnping itu jika akhbar dalam proses hampir atau hendak dicetak maka makiumat utama yang terdapat dalam paragraf pertama tersebut boleh sahaja disiarkan dala.m ruang yang kecil (tanpa melibatkan siaran paragraf yang seterusnya) dan masih boleh difaharni oleh audiens pembaca.
10. Penggunaan petikan hanya tertumpu kepada petikan ucapan atau kenyataan di kalangan staf organisasi yang berauthoriti sahaja dikemukakan bagi mewujudkan kewibawaan kepada berita.
11. Memastikan setiap paragraf ringkas dengan mengandungi tidak iebih daripada tiga ayat. Bagi paragraf pertama pula paragraf perlu mengandungi satu atari dua paragraf sahaja, iaitu disesuaikan dengan kepanjangan biasa yang terdapat dalam penulisan akhbar. Paragraf ringkas bertujuan untuk rnemudahkan pembacaan dan kefahaman audiens. Jika terdapat makiumat yang bersifat telcnikal, satu siaran akhbar lain perlu disediakan untuk media teknikal yang iebih terkhusus (specialized).
12. Penulisan paragraf akhir wajar mengemukakan pernyataan ringkas yang ada perkaitannya dengan operasi atau kepentingan organisasi.
13. Pada bahagian akhir siaran akhbar perlu ditulis dengan nama dan nombor telefon hubungan sipenulis siaran akhbar. Maklumat ini perlu bagi memudahkan wartawan untuk membuat semakan atau rujukan semula.
14. Setiap siaran berita perlu diakhiri dengan perkataan ‘ENDS’ (TAMAT) atau ciri lain yang sudah menjadi amalan mediaJakhbar di mana organisasi beroperasi
15. Sekiranya maklumat siaran akhbar mernerlukan sokongan gambar foto, maka gambar berkenaan perlu disediakan, sama ada dalam wama atau hitam-putih.
16. Buat semakan ke atas siaran berita yang te]ah disiapkan bagi menentukan ketapatan fakta dan maklumat
17. Cuba rnemahami format dan stail penulisan bcrita agensi-agcnsi media yang men) adi sasaran atau tumpuan organisasi dalam penyebaran maklumat.

6.Nyatakan garis panduan yang lengkap bagi seseorang pengamal PR untuk melaksanakan program perhubungan kemasyarakatan yang efaktif.
Terdapat beberapa langkah untuk mengurus dan mengelola aktiviti perhubungan kemasyarakatan secara efektif. Antara garis panduan pelaksanaan program tersebut ialah;
1. Usaha yang berhati-hati harus dilakukan untuk mengenalpasti objekif yang hendak dicapai oleh pengunisan tinggi. Sesuatu organisasi hams mencari beberapa objektif dan matlamat, reputasi, pengalaman bersama, potensi pada masa depan, kestabilan persekitaran dan pelbagai lagi. Walau apapun tujuan, aktiviti berkenaan perlulah dilakukan secara realistik dengan tema yang kukuh.
2. Kesan program hubungan kemasyarakatan di dalam organisasi dan masyarakat hendaklah diambilkira.
3. Perhatian harus diberikan kepada kos pengurusan. Matlamat jangka pendek hubungan kemasyarakatan bukannya untuk mengaut keuntungan. Kos mungkin tingg’ tetapi untuk jangka panjang kewujudan organisasi yang melaksanakan kegiatan hubungan kemasyarakatan sewajarnya mendapat pulangan berkesan melalui sokongan dan juga kesetiaan pekerja.
4. Kemahiran politik dan pemahaman yang mendalam tentang masalab kemasyarakatan dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah yang wujud dalam persekitaran budaya adalah diperlukan untuk sebahagian aktiviti.

7.Nyatakan kebaikan liputan TV dan kebaikan liputan akhbar
Kebaika Liputan Televisyen
1. Tarikan secara tampak, bunyi dan pergerakan
2. Membolehkan demonstrasi fizikal rnengenai produk
3. Kepercayaan terhadap mesej yang dapat disampaikan dengan cepat kerana tidak berrtangguh
4. Mesej mengandungi impak yang banyak/tinggi.
5. Jurnlah audiens yang ramai
6. Identifikasi produk yang lebih baik
7.Saluran yang popular
Kebaikan Liputan Akbar
I. Dapat menentukan pilihan edaran mesej mengikut geografi
2. Mudah untuk menukar/menjadual/ memperbaiki maklumat dan mesej
3. Boleb dibaca oleh majoriti peringkat audiens
4. Mernpunyai faktor pengkali sebaran mesej yang tinggi.
5. Kos yang lebih murah..
6. Perantara atau saluran yang dianggap baik untuk organisasi pembuatan /pengedaran barangan